Logická struktura systému ASEP/Time je obecně tříúrovňová a zahrnuje

Klientské i řídící stanice pracují v grafickém prostředí Windows a jejich uživatelsky příjemný interface umožňuje snadné, rychlé a intuitivní ovládání aplikace.

ASEP/Menu je nabízeno dvou verzích:

Síťová verze pracuje s daty ukládanými na sdíleném databázovém SQL serveru. Výhodou této verze je, že informace jsou přístupné na libovolné klientské stanici sítě. Další výhody pak vyplývají z obecných vlastností SQL databází.

Naopak, předností lokální verze je jednoduchost a nižší cena. Databázový server není k dispozici a data ze snímacích terminálů jsou ukládána na lokálním disku řídící stanice, která je v této verzi využívána též jako jediný klient. Lokální verzi lze samozřejmě snadno upgradovat na síťovou verzi při zachování spolehlivého zabezpečení původních dat.

Snímací terminály

Standardní docházkový terminál je vybaven klávesnicí a čtyřřádkovým displejem pro komunikaci s identifikovanou osobou. Umožňuje tak volbu typu průchodů, editaci údajů a poskytuje identifikované osobě řadu aktuálních informací (čas, saldo, jméno, ...).
Terminál je vybaven akustickou signalizací stavu, lze k němu připojit další externí snímač a řídit přístupové mechanismy (například zámek dveří). K dispozici jsou i varianty miniterminálů bez klávesnice a displeje. Snímací terminály ASEP/Time umí autonomně pracovat v režimu “off-line”, tj. bez podpory řídící stanice, například při jejím vypnutí. Skupiny snímacích terminálů jsou do celkové struktury snímacích míst připojeny přes moduly společných zdrojů s převodníkem, které jsou na řídící stanici sériově napojeny dedikovaným sedmižilovým kabelem (často je využívána existující trasa strukturované kabeláže), nebo jsou prostřednictvím specializovaného “access” serveru napojeny přímo do lokální sítě zákazníka.

Řídící stanice

Řídící stanice je v podstatě jedna ze stanic sítě, na které běží řídící program docházky. Je to bezobslužný program, který má za úkol průběžně snímat průchody z terminálů a zapisovat je do síťové databáze. Řídící stanice současně provádí automatickou údržbu průchodů, kontrolu jejich správnosti a korekci, výpočet salda, konfiguraci terminálů dle spočtených a nastavených hodnot apod.
Uživatelským výstupem řídící stanice je stavové okno, které zobrazuje stav komunikace s terminály a síťovou databází. Pokud je řídící stanice zapnutá, jsou informace z terminálů okamžitě přenášeny do databáze tak, aby informace v celém systému byly k dispozici v reálném čase.
Řídící stanice, resp. její řídící rutina, je odolná proti případným výpadkům datové sítě, resetování databázového serveru a dalším potenciálním poruchám. Pokud struktura docházkového systému vyžaduje více řídících stanic, pak jedna z nich pracuje jako hlavní řídící stanice a jejím prostřednictvím je centralizována komunikace mezi všemi řídícími stanicemi a databázovým serverem.

Systém klientských stanic

Klientskou stanicí se stává každá síťová stanice vybavená potřebným klientským softwarem systému ASEP/Time. Klientské stanice jsou určené k prohlížení, opravám a zpracování dat databázového serveru. Na těchto stanicích lze vytvářet vlastní sestavy a reporty o docházce osob, průchodech přes vstupy objektů apod. Jejich prostřednictvím jsou také konfigurovány parametry celého docházkového systému, definována struktura uživatelů, vybrány a založeny modely pracovní doby, spouštěny a provozovány volitelné moduly statistik, exportů a konektů na jiné systémy apod. Pro zajištění bezpečnosti dat v celém systému jsou každému uživateli přiřazena práva, která určují, jakým způsobem a jaká data bude moci konkrétní uživatel nebo skupina uživatelů spravovat. Případné opravy a změny dat provedené z jakékoliv klientské stanice jsou v docházkovém systému spolehlivě evidovány a umožňují tak zpětnou kontrolu, dohledání a verifikaci “ručních” zásahů uživatelů.

Jaké informace jsou v systému ASEP/Time k dispozici ?

Aplikační vybavení jako systém pracuje nad databází průchodů, osob a konfigurací. Informace v databázi a jejich vzájemné vazby lze strukturovat a zpracovávat z mnoha pohledů.

Databáze osob

V této databázi jsou uloženy informace o všech osobách, se kterými systém pracuje, a to například včetně fotografií osob. Informace o osobách lze do databáze zadávat přímo prostřednictvím systému ASEP/Time, nebo je lze importovat z jiných informačních systémů. Ke každé registrované osobě lze přiřadit jedno nebo více identifikačních medií.

Průchody jednotlivými terminály

Jednou z nejdůležitějších informací je zobrazení posloupností průchodů přes snímací terminály. Tyto informace lze zobrazovat v různých volitelných sestavách - jako údaje o průchodech zvoleného jednotlivce, průchodech za celé středisko nebo také za všechny registrované osoby. Pomocí aktuální informace o posledním průchodu je možné ověřovat přítomnost nebo zjistit důvod nepřítomnosti konkrétní osoby včetně časového údaje, od kdy stav přítomnosti či nepřítomnosti trvá. Údaje o průchodech lze v závislosti na oprávnění uživatele editovat - opravovat, obnovovat smazané průchody nebo doplňovat průchody nové.

Zpracování informací

Z databáze průchodů lze generovat různé sestavy pro další zpracování informací. Systém ASEP/Time disponuje vysoce flexibilními prostředky pro nastavování pracovní doby každého zaměstnance, takže obecně může mít každý zaměstnanec různou pracovní dobu. K definicím parametrů pracovní doby konkrétních osob či definovaných skupin je využíváno systému modelů pracovní doby. ASEP/Time je vybaven bohatou škálou předdefinovaných standardních modelů použitelných pro definici prakticky všech běžných a obvyklých typů pracovních dob a dále nabízí specializované kategorie modelů charakteristické pro některé konkrétní typy organizací (například supermarkety). Systém ASEP/Time je dále vybaven komfortními nástroji pro definici nových uživatelských modelů pracovní doby, které budou plně přizpůsobeny požadavkům zákazníka na strategii výpočtů plnění pracovní doby pro konkrétní osobu či skupinu osob. Parametry kombinací, podle kterých se pracovní doba počítá (maximální , minimální, smluvní doba), jsou vytvořeny tak, aby si je mohl každý správce systému vhodně nastavovat.

Pracovní list zaměstnance

Pracovní list zaměstnance je vlastně obdobou staré “píchačky”. Zobrazuje statistiku všech průchodů za vybraný měsíc, salda za jednotlivé dny a závěrečná vyhodnocení odpracovaných hodin na jednotlivé účty.

Přehled účtů

Přehled účtů je přehledný výpis odpracovaných hodin vybraného střediska za jeden měsíc včetně výpočtu pracovního fondu a salda.

Měsíční přehled přítomnosti

Pro každé středisko lze vypsat souhrnný protokol o přítomnosti zaměstnanců v jednotlivých dnech.

Přehled salda střediska

Podává přehledný výpis aktuálního stavu salda pracovníků vybraného střediska.

Výpočet salda

Saldo je vlastní čistá odpracovaná doba za určité přesně definované období. Saldo se počítá automaticky v noci a lze je zobrazovat každému zaměstnanci při průchodu terminálem.

Agenda cestovních příkazů

V návaznosti na průchody lze poloautomaticky generovat a vyplňovat cestovní příkazy. Tím se značně zjednoduší papírová práce při vyřizování cestovních zpráv.

Další nástroje systému ASEP/Time

Program disponuje řadou nástrojů pro ulehčení práce uživatele. Prakticky všechny operace lze díky nástrojům “chyť a přenes” provádět pouze pomocí myši. K tomu slouží okna nástrojů pro osoby, střediska, kalendář a další. Z oken nástrojů lze jednoduše přenášet informace do ostatních formulářů. Užitečnou může být i vlastnost posílání vzkazů přes terminál. Pokud se příslušný pracovník přihlásí na terminálu, po vypsání jeho jména se mu vypíše i dvouřádkový vzkaz. Komfort a spolehlivost systému ASEP/Time může být zvyšována doplňováním dalších prvků, jako jsou monitorovací kamery, systém přesného času DCF. Systém má vybudovaný mechanismus pro automatickou správu verzí. Instalace nové verze systému spočívá pouze v přenesení nových modulů do databáze. Překopírování nových modulů na stanice se již provádí automaticky.

Napojení na jiné informační systémy

V systému ASEP/Time jsou vytvořena programová rozhraní na propojení s řadou informačních systémů a mzdových programů. Jsou to například systémy SAP R/3, FLUX, P97, RTS,??? a další. Počet těchto rozhraní, které se stávají volitelným doplňkem systému ASEP/Time, je průběžně doplňován formou cenově dostupného zakázkového vytváření rozhraní na požadovaný spolupracující systém.

Řízení a kontrola přístupu osob

Systém ASEP/Time umí zabezpečit s docházkou provázané řízení a kontrolu přístupu osob. Pro vytvoření sofistikované a komfortní varianty přístupového systému lze doporučit implementaci spolupracující aplikace ASEP/Guard. Pro potřebu jednoduššího a levnějšího řešení “přístupovky” však stačí doplnit systém ASEP/Time o modul pro konfiguraci přístupů osob do objektů či místností v rámci topologie vstupů a struktury snímacích terminálů systému ASEP/Time. Terminály docházkového systému pak řídí přístupové mechanismy v souladu s konfigurací povolených vstupů konkrétních osob v nastavených časových intervalech. Přístupové doby lze nastavit pro každý den v týdnu zvlášť, přičemž pro každý den lze definovat až 4 časové intervaly přístupu.

Vlastnosti systému ASEP/Time